Młody przedsiębiorca decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości w firmie zobowiązany jest do wypełnienia podstawowych zadań. W niniejszym artykule znajdziecie odpowiedź na to, jakie obowiązki księgowe spoczywają na przedsiębiorcach prowadzących rachunkowość w swojej firmie.

Formalności czyli założenie działalności gospodarczej

Pierwszym krokiem jakie nowy przedsiębiorca musi zrobić, to złożenie wniosku o zarejestrowanie działalności gospodarczej. W formularzu rejestracyjnym CEIDG – 1 obowiązkiem właściciela firmy jest określenie nie tylko adresu, pod którym będzie przechowywana dokumentacja księgowa, ale także wskazanie osoby, która będzie zajmowała się jego obowiązkami księgowymi. We wniosku do wyboru mamy możliwość wskazania wybranego biura rachunkowego, własnego księgowego lub samodzielnego prowadzenia rachunków. Należy pamiętać, że w przypadku zmiany prowadzenia księgowości przedsiębiorca musi dokonać aktualizacjo do CEIDG w terminie 7 dni od nastąpienia zmiany.

Podatnik czynny czy bierny?

Przed rejestracją działalności gospodarczej przedsiębiorca powinien sprawdzić, czy zalicza się do grupy VAT-owej czynnej lub biernej. W tym celu watro zwrócić się z pisemnym pytaniem do urzędu skarbowego, zapytać księgowego doradcę biznesowego, czy po prostu zapoznać się z ustawą o VAT Do podatników czynnych zaliczają się podmioty zarejestrowane jako VAT i wykonują czynności opodatkowane. Zaś  podatnik VAT bierny to taki , która dokonała rejestracji VAT, ale korzysta ze zwolnienia od podatku.

Lista wszystkich branż znajduje się w art.43 w ust. o podatku VAT. Z możliwości skorzystania ze zwolnienia mają podatnicy prowadzący działalność, której obroty za równo w poprzednim jak i bieżącym roku nie przekroczyły określonego limitu zawartego w ustawie.

Limit podatkowy jaki obowiązuje w 2019 roku wynosi 200 000 zł. Gdy zarejestrowano działalność gospodarczą podczas trwania roku podatkowego, limit obrotów przelicza się proporcjonalnie do części, jaka pozostała do końca roku. Warto dodać, że  do obrotów nie wlicza się sprzedaży towarów ustawowo zwolnionych z opodatkowania podatkiem od towarów i usług, a także środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych przeznaczonych do sprzedaży.

 Księgi przychodów i Rozchodów

Kolejnym ważnym obowiązkiem, jaki przedsiębiorca musi spełnić to zapoznanie się z Księgą Przychodów i Rozchodów. Jest to najczęściej wykorzystywana forma przy prowadzeniu księgowości w jednoosobowej działalności gospodarczej. Na podstawie tego dokumentu wyliczane są zaliczki na podatek dochodowy. W księdze przychodów powinny znaleźć się takie informacje jak:

• przychody uzyskane ze sprzedaży produktów i usług, oraz te, które nie są bezpośrednio powiązane z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej,
• koszty prowadzenia działalności np. zakupy towarów handlowych,

Osoba rozliczająca swoją działalność jest ponadto zobowiązana do prowadzenia m.in:

• rejestrów VAT (o ile jest czynnym podatnikiem VAT),
• ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (dotyczy zakupów o wartości powyżej 3,5 tys. zł),
• ewidencji wyposażenia (dotyczy elementów wyposażenia o wartości przekraczającej 1,5 tys. zł),

Pozostałe obowiązki księgowe  przedsiębiorcy to:

• przygotować deklaracje rozliczeniową ZUS;
• przygotować deklarację podatkową na potrzeby podatku dochodowego;
• przygotować deklarację  na potrzeby podatku VAT np. VAT-7;
• prowadzić ewidencje przebiegu pojazdu (dla przedsiębiorców, którzy wykorzystują prywatny samochód w firmie).

Dodatkowo  co miesiąc zobowiązani są  do:

• odprowadzenia zaliczki na podatek dochodowy (do 20. dnia kolejnego miesiąca);
• odprowadzenia podatku VAT i złożenie deklaracji VAT-7 (do 25. dnia kolejnego miesiąca) lub VAT-7K przy rozliczeniu kwartalnym (do 25 dnia pierwszego miesiąca w kolejnym kwartale);
• opłacenia składek ZUS (do 10. dnia kolejnego miesiąca dla przedsiębiorców, którzy nie zatrudniają pracowników);
• drukowania KPiR do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni i przechowywanie wydruków.

Skorzystanie z pomocy programu księgowego

Dużym ułatwieniem i pomocą dla przedsiębiorcy prowadzącego samodzielnie księgowość w firmie jest możliwość skorzystania z programu księgowego. Zaletą takiego programu jest łatwość obsługi. W sposób wygodny można nie tylko prowadzić ewidencje księgi, ale również wyliczane są zobowiązania podatkowe oraz generowane deklaracje.

Brak wsparcia odpowiedniego programu podatkowego zwłaszcza dla samodzielnego przedsiębiorcy wiąże się z ryzykiem popełnienia błędu w obliczeniach, w wyniku czego może to doprowadzić do kar grzywny.

Dokumentowanie przychodów czyli faktury elektronicznie

Kolejnym udogodnieniem dla przedsiębiorców  w prowadzeniu księgowości z firmie są  faktury elektroniczne. To nie tylko łatwy dostęp do przechowywanych dokumentów księgowych, ale i oszczędność czasu, i co najważniejsze redukcja kosztów.

Podstawową zasadą wystawiania oraz obsługi faktur jest to, że każda faktura dokumentująca sprzedaż powinna być zapisana w programie. Chodzi tutaj o dokumenty wystawiane za jego pośrednictwem, jak i tych, które są do niego osobno wprowadzane