LOADING

Type to search

Na co należy zwracać uwagę w trakcie archiwizacji dokumentów firmowych

Firma

Na co należy zwracać uwagę w trakcie archiwizacji dokumentów firmowych

Redakcja Czerwiec 25, 2020
Share

Każda firma prędzej czy później będzie musiała zmierzyć się z koniecznością posegregowania akt i zarchiwizowania ich w precyzyjny sposób. Im wcześniej podejmie takie działania, tym szybciej przedsiębiorstwo będzie mogło cieszyć się ze zwiększonej płynności procesów.

Każda firma prędzej czy później będzie musiała zmierzyć się z koniecznością posegregowania akt i zarchiwizowania ich w precyzyjny sposób. Im wcześniej podejmie takie działania, tym szybciej przedsiębiorstwo będzie mogło cieszyć się ze zwiększonej płynności procesów.

Jak przeprowadza się archiwizację dokumentów?

Podczas archiwizacji dokumentów należy określić, według jakich kryteriów zostanie dokonany podział akt. Początkowo zwykle dzieli się je w oparciu o podział tematyczny. Rozróżnia się więc aneksy, faktury, umowy, rozporządzenia itp. Aby każdy dokument można było rozpoznać, bez zagłębiania się w jego treść, stosuje się konsekwentnie odpowiednie znaczniki. Nierzadko specjaliści decydują się na to, żeby każdy z segregatorów lub/i każdą z teczek opatrzyć hasłem, dzięki którym osoba poszukująca manualnie danego dokumentu będzie mogła szybciej go odnaleźć.

Czy samodzielna archiwizacja dokumentów to dobry pomysł?

Właściwie uporządkowane archiwa znacznie zwiększają komfort pracy. Sprawiają, że obsługa klientów oraz współpraca z kontrahentami zachodzi płynniej, nie pojawiają się żadne przestoje oraz problemy związane np. z zagubieniem ważnego dokumentu. Taki ład w dużej mierze świadczy o profesjonalizmie firmy, dlatego warto postarać się rzetelnie podejść do kwestii archiwizowania danych. Wiele firm zastanawia się, czy lepiej podjąć się tego działania samodzielnie, czy może bardziej opłaca się skorzystać z pomocy profesjonalisty. Aby odpowiedzieć sobie na to pytanie, powinniśmy zastanowić się nad tym, jak dużo akt posiadamy. Jednoosobowym działalnościom gospodarczym lub niewielkim firmom będzie dużo łatwiej przeprowadzić samodzielną archiwizację dokumentów niż nieco większym podmiotom.

Dla kogo przeznaczone jest profesjonalne archiwizowanie dokumentów?

Firmy dysponujące pokaźną dokumentacją mogą mieć trudność z przeprowadzeniem sortowania i porządkowania akt. Wynika to z kilku powodów. Po pierwsze, należałoby do tego zadania oddelegować pracownika (a nawet pracowników). Jak łatwo sobie wyobrazić, to wiąże się z zaniedbaniem innych obowiązków, które na co dzień realizują zatrudnione osoby. Druga sprawa jest dość prozaiczna, ale może mieć tak duży wpływ na funkcjonowanie przedsiębiorstwa, że należy o niej wspomnieć. Mowa o chaosie w firmie. Przekładanie, układanie, przenoszenie dokumentacji – to wszystko wymaga miejsca. W biurach o dość ograniczonej przestrzeni archiwizacja może w skrajnych przypadkach uniemożliwić pracę pozostałym osobom. Te trudności dodatkowo pogłębia fakt, że archiwizacja przeprowadzona przez niewprawione osoby może zająć sporo czasu.

Większe firmy zdecydowanie mogą więc skorzystać na współpracy z zewnętrznymi profesjonalistami. Mniejsze przedsiębiorstwa też nierzadko są ich klientami. W obu przypadkach, zamiast wykorzystywać zasoby firmowe na porządkowanie akt, pracownicy będą mogli przeznaczyć swój potencjał na rozwijanie ważnych procesów oraz na działania strategiczne, mające realny wpływ na funkcjonowanie firmy.

Do kogo zwrócić się po pomoc przy archiwizacji dokumentów?

Na rynku można znaleźć niemało przedsiębiorstw oferujących archiwizację dokumentów. Zanim jednak zdecydujemy się skorzystać z konkretnego rozwiązania, warto poświęcić chwilę na dokładne zapoznanie się z ofertą. Dobrym pomysłem będzie zwrócenie uwagi na kompleksowość usług. Chociaż w tej chwili potrzebujemy archiwizacji dokumentów, tylko kwestią czasu jest to, aż będziemy szukać przedsiębiorstwa, zajmującego się utylizacją akt. Niektóre firmy, takie jak np. EkoAkta, proponują również przechowywanie i digitalizację dokumentów. Nawet jeśli w tej chwili nie jesteśmy pewni, czy chcemy w swojej firmie przeprowadzić taki proces, warto wziąć pod uwagę to, że być może za jakiś czas się na to zdecydujemy. Wybierając współpracę z jednym przedsiębiorstwem, nie tylko oszczędzimy sobie kłopotu związanego z wyszukiwaniem innego partnera, ale też będziemy mogli czerpać komfort z wiedzy, że o naszą dokumentację kompleksowo troszczy się jeden, sprawdzony usługodawca.

Tags:

Leave a Comment