Faktury elektroniczne niosą ze sobą wiele korzyści. Aktualnie najczęściej zapisywane są w formatach PDF lub XML. Czym różnią się one między sobą?

Aktualnie faktury elektroniczne posiadają taką samą wartość jak faktury papierowe. Zawierają wszystkie cechy faktur standardowych, ale posiadają postać elektroniczną, dlatego można korzystać z nich na komputerach, zapisywać na nośnikach danych lub w „chmurze”, a także łatwo przesyłać on-line.

Takie rozwiązanie niesie ze sobą szereg korzyści zarówno dla wystawcy, jak również dla odbiorcy e-faktury. Wśród nich znajdują się nie tylko oszczędności pieniędzy oraz czasu, ale również łatwiejsza archiwizacja, większe bezpieczeństwo, ochrona środowiska.

Faktura elektroniczna – dostępne formaty

Dokumentem, który zawiera przepisy związane z fakturowaniem elektronicznym w Polsce, jest znowelizowana Ustawa o VAT. Odpowiada ona zapisom w stosownych dyrektywach unijnych.

W przepisach znajdziemy informacje o tym, czym jest e-faktura, jakie powinna zawierać elementy, jakie są warunki korzystania z faktur elektronicznych, jak należy je przechowywać. Nie określają one jednak dokładnie formatu, w którym dokumenty elektroniczne mają być zapisane.

W związku z tym wielu przedsiębiorców, którzy pragną rozpocząć fakturowanie elektroniczne, ma trudność z wyborem właściwego formatu, który ułatwiłby im formalności.

Najczęściej stosuje się dwa formaty dla faktur elektronicznych, a mianowicie:

• PDF
• XML

Czym dokładnie różnią się pomiędzy sobą te formaty? Który z nich warto wdrożyć w swojej firmie?

Faktura w formacie PDF

To często spotykany format dla faktury elektronicznej, który został opracowany przez firmę Adobe Systems. Pliki zapisywane w tym formacie posiadają rozszerzenie o wyglądzie .pdf od Portable Document Format.

E-faktury zapisane w formacie PDF są wizualnym przedstawieniem danych w dokumencie. Mogą być przesyłane, otwierane w odpowiednich programach, a także drukowane.

Niestety, format PDF nie pozwala na włączenie dokumentów tego typu do zautomatyzowanych systemów informatycznych w przedsiębiorstwie, na przykład do programów księgowych, systemów EDI – elektronicznej wymiany danych pomiędzy przedsiębiorstwami.

Ponadto faktury elektroniczne zapisane w formacie PDF nie pozwalają na łatwe kopiowanie zapisanych w nich informacji. Należy ręcznie przepisać informacje zawarte w dokumencie, co dodatkowo zwiększa ryzyko błędów.

W związku z tym faktury elektroniczne zapisywane w formacie PDF mogą utrudniać firmom prowadzenie działalności.

Faktura w formacie XML

Druga popularna forma dla e-faktur to faktura w formacie XML. W tym przypadku dokument posiada rozszerzenie .xml po swojej nazwie. Nazwa XML pochodzi z języka angielskiego od Extensible Markup Language, co można przetłumaczyć jako Rozszerzalny Język Znaczników.

W przeciwieństwie do e-faktury w standardowym formacie PDF, ta w formacie XML zawiera w sobie dodatkowy szablon danych. Najczęściej ma postać pliku PDF zawierającego odpowiednie metadane w formacie XML. Faktura wygląda wtedy jak zwykła faktura elektroniczne, ale zawiera dodatkowe elementy, które ułatwiają jej użytkowanie.

Format XML jest uniwersalnym formatem wymiany danych, który stosowany jest w wielu systemach informatycznych dla biznesu, na przykład w systemach EDI takich jak system od Edison.pl czy w programach finansowo-księgowych. Metadane są wtedy automatycznie pobierane przez systemy i ułatwiają zapisywanie, opłacanie, wyszukiwanie i przechowywanie faktur elektronicznych w firmach.

E-faktury w formacie XML można przygotowywać z wykorzystaniem odpowiedniego oprogramowania do fakturowania.

Stosowanie e-faktur w formacie XML we współpracy z odpowiednim oprogramowaniem pozwala na uzyskanie szeregu korzyści, między innymi wspomaga automatyzację obiegu dokumentów, redukuje koszty, eliminuje ryzyko błędów, ułatwia wymianę dokumentów między różnymi podmiotami.

Faktury elektroniczne – PDF czy XML?

Zasadniczo, dla firm najkorzystniejszym wyborem będą faktury elektroniczne w formacie XML, ponieważ pozwala on na zawarcie w dokumencie dodatkowych danych ułatwiających ich automatyczne przetwarzanie przez systemy informatyczne.