Wejście w życie RODO sprawiło, że wielu przedsiębiorców zaczęło więcej uwagi poświęcać ochronie danych osobowych swoich klientów i partnerów, co zdecydowanie można zaliczyć do pozytywnych trendów. Niestety, wraz z rozporządzeniem, pojawiło się też sporo wątpliwości i zawahań dotyczących tego, jak właściwie przeprowadzać niektóre procesy. Wynikający z takich niejasności stres jest całkowicie zrozumiały, bo nieprzestrzeganie krajowych i europejskich zasad przetwarzania danych osobowych wiąże się z karami grzywny. Warto wiedzieć, że za przetwarzanie uznaje się również niszczenie dokumentów firmowych. Jak to robić bezpiecznie?

Co RODO mówi o niszczeniu dokumentów firmowych?

Jeśli oczekujemy precyzyjnych wskazówek, dotyczących tego, jakich urządzeń należy używać oraz w jakie zabezpieczenia trzeba się wyposażyć, przeżyjemy rozczarowanie. RODO określa raczej luźne warunki, kładąc nacisk na to, że administrator danych (w tym przypadku firma) musi wziąć pod uwagę istniejące ryzyko i dołożyć starań, żeby nie doprowadziło ono do udostępnienia informacji nieupoważnionym osobom. Co można zaliczyć do tych starań? Wiele zależy od konkretnej firmy.

Przedsiębiorstwo powinno przeprowadzić skrupulatną analizę ryzyka. Trzeba więc wziąć pod uwagę charakter prowadzonej działalności. Jak łatwo się domyślić, jest to sprawa bardzo indywidualna. Niestety przez to, że tak wiele zależy od firmy, przedsiębiorcom zdarza się popełniać błędy. Do takich zaniedbań można zaliczyć przypadki, o których czasem można usłyszeć w mediach np. sytuacja, gdy na wysypisku korporacji znaleziono dokumenty, z których, mimo zniszczenia, dało się odzyskać dane.

Stres, niepewność oraz strach przed ewentualnym złamaniem prawa – takie warunki nie sprzyjają rozwojowi przedsiębiorstwa i sprawiają, że osoby zarządzające firmą nie mogą się w pełni skupić na podejmowaniu ważnych strategicznych decyzji. Obowiązek bezpiecznego niszczenia dokumentów spoczywa na każdej firmie… i każda z nich może skorzystać w tym zakresie ze specjalistycznej pomocy.

Jak niszczą dokumenty wykwalifikowani usługodawcy?

Największą różnicą między standardowymi firmami a specjalistycznymi przedsiębiorstwami, zajmującymi się niszczeniem dokumentów (np. Proarchiv) jest posiadana infrastruktura. Firmy, które nie świadczą profesjonalnych usług utylizacji akt, przeważnie dysponują po prostu niszczarkami dokumentów. Na rynku można znaleźć urządzenia, generujące ścinki o różnej szerokości. Te o najwyższej klasie tajności są najbezpieczniejsze. Nadal jednak niszczenie tą metodą pokaźnych zbiorów może być nieopłacalne, bo zajmuje zbyt wiele czasu.

Specjaliści dysponują za to specjalnymi instalacjami do utylizacji. Z ich pomocą można zniszczyć:

• tradycyjne akta papierowe
• elektroniczne  nośniki danych

Z produktu takiej utylizacji nie da się odzyskać informacji, a to oznacza, że klient takiej firmy może czuć się bezpiecznie – obowiązujące prawo jest przestrzegane, a dane jego klientów i partnerów pozostają chronione.