Nawet jeśli niektóre z dokumentów finansowo-księgowych nie są dla nas niezbędne do prowadzenia bieżącej działalności, jesteśmy zmuszeni do ich przechowywania. Należy zdawać sobie sprawę, przez jaki okres musimy mieć do nich dostęp. Konieczne jest więc zapoznanie się z wymogami prawnymi dotyczącymi:

• faktur kosztowych i sprzedażowych;
• dokumentacji kadrowej i płacowej;
• dokumentacji podatkowej;
• ewidencji środków trwałych;
• Księgi Przychodów i Rozchodów;
• pozostałych zebranych akt.

Dane firmowe a RODO

Niektóre z wcześniej wspomnianych dokumentów mogą zawierać dane osobowe naszych klientów. Zgodnie z RODO przedsiębiorstwo musi być w stanie przedstawić zgodę od tych podmiotów na przetwarzanie tych danych. To popularna procedura, która sprowadza się do podpisania odpowiedniego formularza. Taka zgoda musi być świadoma i w konkretny sposób dotyczyć udostępniania personaliów. Przedsiębiorstwo, jako administrator tych danych, ma obowiązek zaprzestać przetwarzania danych, jeżeli podmiot wyrazi chęć wycofania raz udzielonej zgody. Na firmie przetwarzającej dane, spoczywa również obowiązek takiego przechowywania dokumentów, aby nikt niepowołany nie mógł mieć do nich dostępu. Oprócz procedury związanej z przetwarzaniem danych osobowych, administrator musi wdrożyć również zasady mające zapewnić zaawansowaną ochronę informacji.

Jak bezpiecznie przechowywać dokumenty?

W firmach powszechnie stosuje się szereg różnorodnych rozwiązań, mających na celu bezpieczne przechowywanie dokumentów. Jednym z nich są np. solidne szafy, zamykane na klucz lub zabezpieczane szyfrem. Kod dostępu oraz klucz oczywiście muszą być zabezpieczone przed niepowołanymi osobami. Nierzadko niestety przedsiębiorstwa nie dysponują wystarczającym miejscem i zabezpieczeniami, aby samodzielnie zapewnić dokumentom należytą ochronę. W takich sytuacjach firmy korzystają z pomocy wyspecjalizowanych jednostek.

Przechowywanie dokumentów – jak to robią specjaliści?

Z profesjonalnym przechowywaniem dokumentów mamy do czynienia dopiero wtedy, gdy w proces zaangażowane zostaną odpowiednie zabezpieczenia oraz infrastruktura. Poszukując rzetelnej firmy, koniecznie zwróćmy uwagę na to, czy dana działalność może pochwalić się stosowną certyfikacją (certyfikat ISO27001, ISO 9001) oraz czy jest ona zgodna z zapisami RODO. Rzetelny usługodawca powinien móc nam zaoferować:

• Pewność, że chronimy dokumenty zgodnie z obowiązującym prawem

Rosnąca liczba regulacji prawnych narzuca na firmy konkretne obowiązki. Śledzenie przepisów i stosowanie się do nich może być wyczerpującym obowiązkiem. Powierzając to zadanie specjaliście, zyskujemy pewność, że informacje są strzeżone w odpowiedni sposób. Żadna kontrola nie wykryje tutaj więc uchybień.

• Profesjonalną archiwizację

Przedsiębiorstwa, zajmujące się przechowywaniem dokumentów, w swojej ofercie mają również usługę archiwizacji. Decydując się na taki kompleksowy wariant, nie tylko zabezpieczymy akta, ale też będziemy mieli do nich łatwy dostęp (np. w sytuacji zewnętrznej kontroli, lub gdy potrzebujemy znaleźć jakąś informację niezbędną do przeprowadzenia któregoś z bieżących procesów).

• Najwyższy standard ochrony

Firmy, takie jak np. Rhenus, dysponują zabezpieczeniami logicznymi, fizycznymi oraz doskonale przygotowanymi pomieszczeniami archiwizacyjnymi. Fachowe wsparcie archiwistów oraz jasno sprecyzowane procedury postępowania pozwalają w takich jednostkach utrzymać wyśrubowane standardy bezpieczeństwa. Stworzenie takich warunków na terenie własnego przedsiębiorstwa (wydzielenie przestrzeni, odpowiednie jej zabezpieczenie itp.) wiąże się z koniecznością poniesienia niemałych inwestycji.

• Stały dostęp do dokumentacji

Przed wyborem przedsiębiorstwa zajmującego się przechowywaniem danych, sprawdźmy, czy oferuje ono sprawną obsługę użytkowników. Niektóre z firm, dla komfortu swoich klientów, uruchomiły platformę online, pozwalającą na kontakt z pracownikami, bez zbędnych formalności i tracenia czasu. Warto wziąć pod uwagę to kryterium, bo to dzięki niemu nasza współpraca z przedsiębiorstwem będzie płynna i bezproblemowa.